4 de julho de 2019
Reuniões eficazes, resultados eficientes
Adelmo Freire por Adelmo Freire

Fundamentais no ambiente corporativo, reuniões fazem parte do dia a dia de qualquer profissional. Mas qual é o segredo para que esses encontros sejam realmente eficazes, inspiradores, objetivos e produzam resultados positivos e eficientes?

Inicialmente, atenção para a preparação da pauta, toda reunião precisa de uma. A ideia é definir os assuntos que serão tratados, a fim de organizá-los de acordo com o tempo proposto para a atividade. É necessária a divulgação da pauta antes da reunião para todos os participantes, assim como data, hora e local. A fidelidade no cumprimento do horário é um fator importantíssimo para o sucesso da reunião. É interessante ter um controlador de tempo, responsável por garantir que tudo que foi preestabelecido na pauta seja abordado dentro do horário.

Outro fator importante é a escolha das pessoas que irão participar. Defina aquelas que são importantes para o bom resultado e evite a participação de integrantes que não irão contribuir em nada. Toda reunião normalmente tem a presença do condutor e dos participantes.

Aproveito para passar algumas habilidades necessárias para um bom resultado desse encontro. Cabe ao condutor abrir a reunião na hora programada, explicar o propósito do encontro aos participantes, cumprir a pauta e contar com o envolvimento de todos os participantes. Ele deve estar preparado adequadamente, conhecer as motivações e interesses particulares de cada participante e exigir a redação de atas e encaminhamentos após cada reunião.

Cabe aos participantes aguardar o momento certo para emitir suas opiniões, demonstrar segurança ao transmitir suas contribuições e reconhecer quando estiverem errados. Também é importante que escutem com cuidado o que os outros falam, se preparem previamente para contribuir com a pauta definida e tenham clareza dos seus objetivos e dos objetivos pessoais dos outros participantes do encontro. Saber controlar o tom de voz e ter controle emocional na hora da reunião também são fundamentais para bons resultados.

Sendo um condutor ou participante, busque sempre controle emocional, equilíbrio e serenidade para lidar com eventuais conflitos ou choque de opiniões. É preciso lembrar que tanto reuniões formais quanto informais custam tempo e dinheiro, dois itens muito valiosos nos tempos atuais. Por isso, elas deverão ser realizadas apenas quando forem extremamente necessárias e, quando ocorrerem, ser enxutas e construtivas.

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